Chức năng

1. CHỨC NĂNG :

Phòng Hành chính Quản trị  là bộ phận tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong các lĩnh vực:

-     Tư vấn cho nhà trường trong công tác quản lý hiệu quả nguồn nhân lực trong và ngoài trường. Bao gồm các hoạt động:

      + Công tác tổ chức, cơ chế hoạt động.

      + Công tác nhân sự : các chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên, giáo viên ( tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, công tác tiền lương…).

      + Tổ chức, quản lý công tác an ninh chính trị, trật tự an toàn trong toàn trường, công tác đối nội và đối ngoại.

      + Quản lý tổng thể tài sản Nhà trường : cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, điện, nước… và các công trình xây dựng.

+ Thực hiện việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện phục vụ giảng dạy…cho toàn trường.

      + Soạn thảo các Quy định, Quy chế, các Quyết định có liên quan đến hoạt động của trường.

      + Văn thư : tiếp nhận công văn đến, soạn thảo và gửi các văn bản của trường đến các cơ quan khác.

+ Công tác Báo chí

+ In ấn lịch Trường, tờ rơi… phục vụ công tác tuyên truyền tuyển sinh hàng năm.

+ Tiếp tân.

-     Ngoài ra phòng Hành chính Quản trị cùng phối kết hợp với các bộ phận trong  trường hoàn thành các nhiệm vụ khác.

-    Công tác phục vụ sinh viên :

+ Công chứng các văn bằng, bảng điểm của trường cấp cho sinh viên.

+ Làm thủ tục bảo hiểm y tế; Bảo hiểm tai nạn cho sinh viên toàn trường.

2. NHIỆM VỤ

2.1         Quản lý con dấu : Quản lý các loại con dấu của Nhà trường (trừ dấu của các tổ chức Đoàn thể) và sử dụng theo quy định của Nhà nước (Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 09 năm 1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu).

2.2         Quản lý các loại công văn giấy tờ gửi đi và đến : vào sổ; phân loại văn bản; tham mưu cho Hiệu trưởng về xử lý các công văn giấy tờ gửi đến; trình Hiệu trưởng duyệt (trình ký); chuyển giao; Lưu trữ; bảo mật.

2.3         Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế của các loại văn bản: Kiểm tra các văn bản gửi đi trước khi trình ký; yêu cầu, hướng dẫn các đơn vị soạn thảo văn bản chỉnh lý về thể thức văn bản (nội dung và hình thức theo quyết định số 15/QĐ-DSG-HCQT, ngày 16/7/2006 của Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ Sài Gòn) nhằm đảm bảo tính pháp chế văn bản;

2.4         Công tác thư ký : Chuẩn bị các báo cáo cho Hiệu trưởng; ghi biên bản các cuộc họp của Hiệu trưởng triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu; soạn thảo kế hoạch, lịch làm việc hàng tuần của Ban Giám hiệu và Hội đồng Quản trị.

2.5         Công tác tổng hợp, thống kê: Làm đầu mối trong công tác tổng hợp, thống kê, báo cáo.

2.6         Công tác tham mưu : Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác quản lý hành chính và các công tác khác theo yêu cầu của Ban Giám hiệu. Tham mưu, báo cáo Hiệu trưởng những văn bản của Nhà trường ban hành đã hết hiệu lực hoặc không còn phù hợp để bãi bỏ, thay thế hoặc sửa đổi, bổ sung.

2.7         Tham gia Hội đồng thi đua-khen thưởng của Nhà Trường.

2.8         Công tác phục vụ :

-         Phục vụ tiếp khách của Ban Giám hiệu,

-         Quản lý các phòng họp và phục vụ các cuộc họp;

-         Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên và bảo vệ an ninh  toàn Trường.

-         Đầu mối phục vụ công tác cung ứng các phương tiện nghe nhìn, trang thiết bị phục vụ giảng dạy văn phòng phẩm… cho toàn trường;

-         Thực hiện in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu…của Nhà trường.

-         Công tác thông tin liên lạc, thư báo;

-         Quản lý và cung cấp cho các Khoa, Phòng, Ban tất cả các loại phiếu thu – chi của Trường (đóng số thứ tự, dấu giáp lai).

2.9         Công tác phục vụ sinh viên :

+ Công chứng các văn bằng, bảng điểm của trường cấp cho sinh viên.

+ Làm thủ tục bảo hiểm y tế; Bảo hiểm tai nạn cho sinh viên.

2.10     Công tác Quản trị :

+  Quản trị nhân sự : Tham mưu cho Hiệu trưởng và thực hiện công tác nhân sự : các chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên, giáo viên ( tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, công tác tiền lương…).

+  Quản trị tài sản : tham mưu cho Hiệu trưởng và thực hiện công tác quản lý, mua sắm và sử dụng cơ sở vật chất : đất đai, nhà cửa, tài sản, máy móc, thiết bị, phương tiện phục vụ giảng dạy…cho toàn Trường.

      2.11 Lãnh đạo Phòng Hành chính Quản trị thừa lệnh Hiệu trưởng ký các loại giấy tờ theo phân công.