Kinh Nghiệm Việc Làm

Ở công sở, hầu như ai cũng muốn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Các nhà tuyển dụng cũng luôn mong muốn có được những nhân viên hiệu quả như vậy.

Làm việc hiệu quả đôi khi đồng nghĩa với việc chỉ cần một người đã có thể làm xong công việc từng được phân công cho hai người, thậm chí nhiều hơn, trong cùng một khoảng thời gian. Đây là một mục tiêu xem ra khó, nhưng sẽ là không khó nếu bạn áp dụng 8 gợi ý dưới đây:

1. Có tổ chức

Bạn không nên đi tới một khu vực mới mà không có trong tay bản đồ, hệ thống định vị hay chỉ đường. Bởi thế, không thể kỳ vọng trở thành một nhân viên làm việc năng suất nếu như bạn không có trong tay một danh sách những việc cần làm và một không gian làm việc khuyến khích bạn hoàn thành công việc. 

Hãy sắp xếp không gian làm việc để khi cần thứ gì, bạn có thể lấy được ngay. Đừng quên “dọn dẹp” màn hình máy tính để bạn có thể tìm các file dễ dàng hơn. Bạn sẽ tiết kiệm được cho bản thân nhiều thời gian quý báu và sẽ không còn cảm giác bực dọc khi lên kế hoạch từ trước và sắp xếp mọi thứ có tổ chức.

2. Thực tế

Không có gì tệ hại hơn nếu bạn bắt đầu một ngày mới tràn đầy lạc quan với một danh sách những việc cần làm dài dằng dặc, và rồi nhận ra rằng, bạn chỉ có thể hoàn thành 1-2 công việc trong số đó. Hãy xem xét về khả năng và thời gian và bạn có khi lên danh sách việc cần làm phù hợp. Bạn sẽ làm việc năng suất hơn nếu bạn lên kế hoạch hoàn thành một khối lượng công việc phù hợp.

3. Đừng làm nhiều việc cùng lúc

Các công sở có vẻ như khuyến khích nhân viên thực hiện cùng lúc nhiều công việc (multi-tasking). Bạn có thể nghĩ, chẳng có vấn đề gì nếu bạn kiểm tra email suốt ngày trong khi đang dành tâm trí cho các công việc khác. Nhưng thực ra, cách làm này khiến bạn bị phân tâm khỏi những ưu tiên quan trọng hơn. Bởi vậy, hãy đề ra thời gian cụ thể trong ngày cho tất cả các hoạt động chính của bạn, bao gồm trả lời điện thoại và email. Đến cuối ngày, bạn sẽ nhận ra là mình làm được nhiều việc hơn.

4. Tìm ra thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất

Đâu là khoảng thời gian tốt nhất để bạn hoàn thành công việc? Bạn làm việc hiệu quả vào buổi sáng hay ban đêm? Nếu có thể, hãy thử xếp lịch để hoàn thành những nhiệm vụ khó nhất vào thời gian mà bạn thấy mình làm việc hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét môi trường làm việc ở cơ quan. 

Nếu bạn biết mình thường xuyên bị làm phiền vào buổi sáng, sẽ là hiệu quả hơn nếu bạn xếp lịch để hoàn thành những nhiệm vụ ngắn vào thời gian đó. Còn lại, những nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi sự tập trung, hãy để dành cho những khoảng thời gian tĩnh lặng hơn. 

5. Đừng lãng phí thời gian trên máy tính

Bạn có bao giờ dán mắt vào màn hình máy tính suốt một khoảng thời gian dài mà không làm được việc gì nên hồn, cho dù bạn hoàn toàn nhận thức được điều đó? Đây là một sự lãng phí thời gian lớn. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn nghỉ giải lao một lát. Hãy ra ngoài đi dạo, đọc một thứ gì đó để giải tỏa đầu óc, và quay trở lại máy tính một khi bạn đã sẵn sàng làm việc trở lại.

6. Hạn chế họp hành

Bạn muốn là một người làm việc với tinh thần đồng đội, tự nguyện tham gia vào các ban bệ và muốn hỗ trợ mọi người khi diễn ra các sự kiện ở công ty. Việc đó là tốt, nhưng cần có lựa chọn. Hãy tìm ra cách để hỗ trợ đồng nghiệp mà không có quá nhiều những cuộc trao đổi mang tính chất cá nhân, bởi những cuộc trao đổi như vậy thường tiêu tốn của bạn rất nhiều thời gian.

Nếu bạn phụ trách một chương trình hay hoạt động nào đó, hãy hạn chế số cuộc họp được lên lịch và cố gắng hoàn thành công việc thông qua email hay những cuộc điện thoại ngắn gọn.

7. Sử dụng truyền thông xã hội trong giờ giải lao

Ai cũng biết là rất dễ bị phân tâm khi kiểm tra thông tin trên mạng xã hội như Facebook, Twitter, Google Plus hay LinkedIn. Một phút, bạn xem bức ảnh của một người bạn đưa lên, một giờ sau, bạn vẫn đang gửi bình luận và cập nhập thông tin về mình. Trừ phi truyền thông xã hội là một phần trong công việc hàng ngày của bạn, thì tốt nhất bạn nên tiết kiệm thời gian bằng cách chỉ vào mạng xã hội khi có thời gian rảnh rỗi không phải làm việc.

Ngoài ra, sếp có thể để ý nếu bạn thường xuyên cập nhật trạng thái trong giờ làm việc. Bởi thế, cần hết sức tránh vào mạng xã hội trong những khoảng thời gian đó.

8. Tìm cách để cập nhật đầy đủ những thông tin mà bạn cần biết

Sử dụng mạng xã hội thiếu tính toán không giúp bạn cải thiện được hiệu quả năng suất làm việc. Tuy nhiên, nếu biết dùng Twitter, Google Plus, LinkedIn và Facebook để được cập nhật những thông tin mà bạn cần, thì đó lại là cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và không bao giờ bị lạc hậu. 

Bạn có thể tìm những nguồn tin đáng tin cậy trên mạng cung cấp những thông tin giúp bạn hoàn thành công việc và theo dõi chặt chẽ những nguồn đó. Hãy chọn 1-2 thời điểm trong ngày để xem cập nhật của các nguồn tin này, và như thế, bạn sẽ được chuẩn bị sẵn sàng cho một ngày làm việc hiệu quả.